Sídlo firmy – čo je sídlo spoločnosti s.r.o., aké sú podmienky na sídlo a ako zmeniť sídlo firmy

Mať sídlo firmy je pre spoločnosť s.r.o. nevyhnutnou súčasťou podnikania. Je podstatné pochopiť čo je sídlo firmy, niektorí podnikatelia si totiž zamieňajú pojmy sídlo a prevádzkareň. Sídlo firmy je možné zmeniť počas fungovania spoločnosti, sú s tým ale spojené určité administratívne činnosti a náklady.

Čo je to sídlo firmy – spoločnosti s.r.o.?

Sídlo firmy, väčšinou spoločnosti s ručením obmedzeným, je adresa na ktorej firma oficiálne sídli, má tam menovku a poštovú schránku. Podľa § 2 Obchodného zákonníka je to adresa, ktorá je ako sídlo zapísaná v obchodnom registri. Sídlo firmy musí obsahovať názov obce, poštové smerovacie číslo, názov ulice alebo iného verejného priestranstva, orientačné číslo (prípadne súpisné číslo, ak sa obec nečlení na ulice).

Sídlo firmy nemusí mať nič spoločné s miestom, kde spoločnosť reálne podniká

Je potrebné si uvedomiť, že sídlo firmy je oficiálna korešpondenčná adresa spoločnosti. Podnikateľská aktivita sa síce môže vykonávať na adrese sídla firmy, ale nemusí. Na tejto adrese nemusí reálne prebiehať podnikateľská aktivita. Môže slúžiť len ako administratívna súčasť podnikania spoločnosti, kde má spoločnosť len poštovú schránku. Prevádzky spoločnosti môžu byť na inej adrese ako je adresa sídla spoločnosti.

Aké sú podmienky na priestor sídla spoločnosti s.r.o.?

Priestor, ktorý firma využije ako sídlo spoločnosti, musí byť podľa zákona skolaudovaná nehnuteľnosť pevne spojená so zemou. Tento priestor musí mať pridelenú adresu, ktorá obsahuje názov obce s uvedením jej poštového smerovacieho čísla, názov ulice alebo iného verejného priestranstva a orientačné číslo, prípadne súpisné číslo, ak sa obec nečlení na ulice.

Písomný súhlas vlastníka nehnuteľnosti s umiestnením sídla spoločnosti

Podľa Obchodného zákonníka a živnostenského zákona je potrebné, aby spoločnosť s.r.o. preukázala oprávnenie užívať nehnuteľnosť ako sídla spoločnosti, ak nie je vlastníkom tejto nehnuteľnosti. Oprávnenie sa najčastejšie preukazuje písomným súhlasom vlastníka nehnuteľnosti so zápisom nehnuteľnosti ako sídla spoločnosti do obchodného registra. Od 1.10.2020 sa vyžaduje, aby boli podpisy na súhlase so zriadením sídla úradne osvedčené.

Povinnosťou spoločnosti s.r.o. je označiť sídlo firmy

Povinnosť označenia sídla spoločnosti vychádza už zo samotnej podstaty povinnosti zriadenia sídla spoločnosti ako oficiálnej adresy spoločnosti. Sídlo spoločnosti sa zriaďuje práve z dôvodu, aby bola spoločnosť zastihnuteľná oficiálnymi úradmi. Je potrebné, aby mohli byť na adresu sídla spoločnosti s.r.o. doručované písomnosti, na čo je potrebné správne označenia sídla názvom spoločnosti.

Zriadenie sídla firmy je nevyhnutnosťou pri zakladaní spoločnosti s.r.o.

Každá spoločnosť s.r.o. musí mať už pri zakladaní spoločnosti svoje sídlo. Adresa sídla sa uvedie v zakladateľskej listine, resp. spoločenskej zmluve. Ak tento údaj v daných dokumentoch absentuje, súdny úradník odmietne návrh na zápis spoločnosti. Sídlo spoločnosti sa udáva aj návrhu na zápis spoločnosti do obchodného registra. Ak by daný údaj v návrhu absentoval, formulár označí chybu a nie je možné ho priložiť pri podávaní návrh cez elektronickú službu Slovensko.sk. Bez sídla teda nie je možné spoločnosť založiť.

Spoločnosť s.r.o. musí mať sídlo firmy počas celej svojej existencie

Sídlo nie je nevyhnutnosťou len pri založení spoločnosti, ale aj počas celej existencie spoločnosti. Sídlo spoločnosti je každý podnikateľ povinný uvádzať na svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme, v písomnom úradnom styku a aj na svojom webovom sídle, ak ho má zriadené.

Aké typy priestorov využívajú spoločnosti s.r.o. ako sídlo firmy?

Vzhľadom na vcelku voľné legislatívne podmienky na priestory sídla spoločnosti, je možné ako sídlo firmy využiť rôzne druhy priestorov. Najpoužívanejšie sú byt (resp. rodinný dom), kancelária a virtuálne sídlo firmy. Pri zvažovaní o umiestnení sídla spoločnosti je dobré zvoliť miesto, ktoré bude môcť spoločnosť ako sídlo využívať dlhodobo. Je to z dôvodu, že so zmenou sídla firmy sú spojené rôzne administratívne a byrokratické povinnosti.

Sídlo firmy v byte, resp. rodinnom dome

Ak spoločník s.r.o. vlastní byt alebo rodinný dom, táto možnosť je ideálna z pohľadu získania písomného súhlasu so zriadením sídla pre danú firmu. Vlastnej spoločnosti s.r.o. spoločník vie poskytnúť súhlas so zriadením sídla. Výhodou je, že človek nemení vlastné bývanie príliš často, takže môže mať sídlo na danej adrese dlhú dobu.

Toto riešenie ja osobne odporúčam hlavne pri jednoosobových spoločnostiach s.r.o.. Pri spoločnostiach s viac ako jedným spoločníkom môže nastať potenciálny problém pri „rozhádaní sa“ spoločníkov. Ja osobne som sa stretol so situáciou, že majiteľ nehnuteľnosti (a spoločník spoločnosti) už dlhšiu dobu rieši a nevie zrušiť sídlo danej spoločnosti v jeho byte, keďže s ním druhý spoločník, ktorý má 50% podiel v spoločnosti, nekomunikuje. Na zmenu sídla spoločnosti je totiž potrebný súhlas valného zhromaždenia a valné zhromaždenie je schopné uznášania, ak sú prítomní spoločníci, ktorí majú aspoň polovicu všetkých hlasov.

Sídlo firmy v kancelárii

Ak spoločnosť s.r.o. vlastní kanceláriu, môže sídlo firmy umiestniť práve tam. Ak je daná spoločnosť s.r.o. ako vlastník nehnuteľnosti zapísaná v katastri, nie je ani potrebné aby k návrhu na zápis sídla do obchodného registra prikladala písomný súhlas vlastníka nehnuteľnosti. Keďže jej právo na užívanie nehnuteľnosti alebo jej časti ako sídla alebo miesta podnikania vyplýva z katastra nehnuteľností.

Vlastniť kancelárske priestory ale nie je až také bežné a väčšina spoločností si kanceláriu len prenajíma. Zákon umožňuje mať sídlo firmy v prenajatej kancelárii, je ale potrebné od vlastníka kancelárskych priestorov získať písomný súhlas vlastníka nehnuteľnosti. Zákon vyžaduje, aby boli podpisy na písomnom súhlase úradne osvedčené.

Virtuálne sídlo firmy

Virtuálne sídlo pre firmy je služba, ktorú poskytujú komerčné spoločnosti iným spoločnostiam. Vo svojej nehnuteľnosti udelia súhlas so zriadením sídla veľkému množstvu spoločností, označia poštovú schránku obchodným menom danej spoločnosti a následne sa starajú o administratívu spojenú s prichádzajúcou poštou.

S virtuálnym sídlom sú späté rôzne nevýhody a naša spoločnosť odporúča hľadať primárne iné možnosti na umiestnenie sídla svojej spoločnosti. Viac si prečítate v časti Virtuálne sídlo.

Je polícia, daňový úrad a sociálna poisťovňa oprávnená vstúpiť do bytu, ak sa využíva ako sídlo firmy?

Áno, tieto inštitúcie majú právo vstúpiť aj do súkromného bytu, ktorý je uvedený ako sídlo firmy, teda sa používa na podnikanie. Zaujímavá je informácia, že polícia má právo na vstup do bytu len v prípade odhaľovaní činnosti s predpokladanou značnou škodou alebo škodou veľkého rozsahu.

Zákon o správe daní určuje, že zamestnanec správcu dane má právo na neobmedzený prístup na pozemky, do každej prevádzkovej budovy, miestnosti alebo miesta a toto právo má aj ak ide o byt, ktorý daňový subjekt používa aj na podnikanie.

Zákon o policajnom zbore hovorí, že policajt služby finančnej polície a služby kriminálnej polície pri odhaľovaní daňových únikov a nezákonných finančných operácií alebo legalizácie príjmov z trestnej činnosti s predpokladanou značnou škodou alebo škodou veľkého rozsahu je oprávnený vstupovať do každej prevádzkovej budovy, miestnosti alebo miesta slúžiaceho na podnikanie.

Zákon o sociálnom poistení hovorí, že zamestnanci kontroly sú pri výkone kontroly oprávnení v nevyhnutnom rozsahu vstupovať do objektov, zariadení a prevádzok, na pozemky a do iných priestorov patriacich kontrolovaným subjektom, ak bezprostredne súvisia s predmetom kontroly.

Aký je rozdiel medzi sídlom spoločnosti a prevádzkarňou?

Na zodpovedanie otázky o rozdiele medzi sídlom spoločnosti a prevádzkarňou je potrebné porovnať jednotlivé legislatívne definície. Sídlo spoločnosti je adresa, ktorá je ako sídlo zapísaná v obchodnom registri. Prevádzkarňou sa rozumie priestor, v ktorom sa prevádzkuje živnosť. Spoločnosť môže mať len jedno sídlo a táto adresa slúži na prijímanie pošty. Spoločnosť nemusí mať žiadnu prevádzkareň a zároveň môže mať aj viacero prevádzkarní.

Aký je rozdiel medzi miestom podnikania a sídlom?

Na pochopenie rozdielu medzi miestom podnikania a sídlom si stačí prečítať krátku časť v živnostenskom zákone – miesto podnikania fyzickej osoby alebo sídlo právnickej osoby. Z uvedenej časti vyplýva, že pojem „miesto podnikania“ sa používa pri fyzických osobách – podnikateľoch (tzv. živnostníkoch) a pojem „sídlo“ sa používa pri právnických osobách (napr. spoločnostiach s.r.o. alebo akciových spoločnostiach).

Zmena sídla spoločnosti s.r.o.

Spoločnosť s.r.o. môže počas svojej činnosti zmeniť sídlo firmy. Stáva sa to napríklad, že sa firma sťahuje do väčších priestorov a potrebuje zmeniť sídlo firmy na adresu nových priestorov. Zmena sídla spoločnosti je štandardná zmena, ktorá pozostáva z určitých administratívnych krokov. Je dôležité vedieť kto rozhoduje o zmene sídla firmy, aké dokumenty sú potrebné na zmenu sídla a ako je možné zmeniť sídlo firmy cez portál verejnej správy Slovensko.sk.

Postup zmeny sídla spoločnosti s.r.o.

Sídlo v spoločnosti s.r.o. sa mení prostredníctvom nasledovných krokov:

1. Rozhodnutie valného zhromaždenia o zmene sídla spoločnosti.
2. Príprava všetkých potrebných dokumentov potrebných k zápisu zmeny sídla v obchodnom registri.
3. Podanie návrhu na zápis zmeny sídla spoločnosti do obchodného registra.
4. Splnenie si ohlasovacích povinností, ktoré súvisia so zmenou sídla spoločnosti.

Kto rozhoduje o zmene sídla spoločnosti s.r.o.?

O zmene sídla spoločnosti rozhoduje valné zhromaždenie spoločnosti. V prípade jednoosobovej s.r.o. vykonáva spoločník pôsobnosť valného zhromaždenia prostredníctvom rozhodnutia jediného spoločníka. Po rozhodnutí o zmene sídla spoločnosti má konateľ spoločnosti povinnosť do 30 dní podať návrh na zápis zmeny sídla na obchodný register.

Aké dokumenty sú potrebné na zápis zmeny sídla spoločnosti do obchodného registra?

K návrhu na zápis zmeny sídla spoločnosti do ORSR je potrebné pripojiť nevyhnutné prílohy. Podľa vyhlášky č. 25/2004 Z. z. sú to dve prílohy:

Prvou potrebnou prílohou je listina z ktorej vyplýva rozhodnutie o zmene sídla, teda zápisnica z valného zhromaždenia, resp. rozhodnutie jediného spoločníka. Zákon nevyžaduje, aby bol pri zmene sídla spoločnosti podpis predsedu na zápisnici z valného zhromaždenia, resp. podpis spoločníka na rozhodnutí jediného spoločníka úradne osvedčený. Ide totiž o zmenu spoločenskej zmluvy.

Druhou nevyhnutnou prílohou sa preukazuje právo užívať nehnuteľnosť ako sídlo spoločnosti, teda ide o písomný súhlas so zriadením sídla spoločnosti. Podpisy na súhlase so zriadením sídla musia byť úradne osvedčené.

Ako zapísať zmenu sídla spoločnosti do Obchodného registra?

Zmena sídla spoločnosti v obchodnom registri sa realizuje prostredníctvom formuláru „Návrh na zápis zmeny zapísaných údajov o spoločnosti s ručením obmedzeným do obchodného registra“, ktorý je dostupný na stránke ministerstva spravodlivosti. Daný formulár je potrebné podať prostredníctvom elektronickej služby „Návrhy na zápis, zmenu a výmaz údajov v obchodnom registri“. Pri zmene sídla spoločnosti je potrebné uhradiť súdny poplatok 50 €. Lehota na zápis zmeny sídla do obchodného registra je dva pracovné dni od doručenia návrhu na zápis.

Účinky zmeny sídla spoločnosti s.r.o.

O zmene sídla spoločnosti síce rozhoduje valné zhromaždenie, ale účinky zmeny sídla nastanú až zápisom zmeny sídla firmy do obchodného registra. Je to z dôvodu, že zmena sídla s.r.o. má právotvorné tzv. konštitutívne účinky. Pri právotvorných účinkoch, nastávajú účinky najskôr vykonaním zápisu registrovým súdom. To znamená, že nové sídlo spoločnosti môže spoločnosť uvádzať na faktúrach, zmluvách alebo iných obchodným dokumentoch až odo dňa zápisu zmeny sídla spoločnosti v obchodnom registri.

Ohlasovacie povinnosti pri zmene sídla spoločnosti

Zmenu sídla spoločnosti s.r.o. je podľa zákona povinnosť ohlásiť rôznym štátnym inštitúciám:

• Daňový úrad – financnasprava.sk
• Sociálna poisťovňa (ak je spoločnosť zamestnávateľom) – socpoist.sk
• Zdravotná poisťovňa (ak je spoločnosť zamestnávateľom) – union.sk, www.dovera.sk, www.vszp.sk
• Dopravný inšpektorát (ak spoločnosť vlastní motorové vozidlá)

Záver

Každá spoločnosť sa môže rozhodnúť akým štýlom pristúpi k voľbe sídla pre svoju spoločnosť. Ja osobne využívam ako sídlo mojej firmy môj vlastný byt. Príde mi zbytočné platiť za virtuálne sídlo mesačné poplatky, alebo mať sídlo v kancelárii, keďže tú človek môže ľahko zmeniť. Neobávam sa toho, že by chceli polícia, sociálka alebo daňový úrad vstúpiť do môjho bytu, keďže si svoje zákonné povinnosti plním zodpovedne a vždy dodávam všetky zákonom stanovené dokumenty.