Daňový poradca Ján Svočák: Každý úspešný podnikateľ raz začínal prvou vystavenou faktúrou

V rozhovore s Jánom Svočákom, skúseným odborníkom v oblasti účtovníctva a fakturácie, sa zameriame na dôležitosť fakturačných systémov, ktoré dnes neodmysliteľne patria k podnikaniu. Fakturačný systém nie je finančne náročný, naopak, vie pomôcť náklady znížiť.

Čo sú to fakturačné systémy a prečo sú v súčasnosti dôležité pre podnikateľov?

Fakturačné systémy umožňujú vytvárať podnikateľom faktúry rýchlo a efektívne, kedykoľvek a kdekoľvek. Podnikateľom tak minimalizujú čas strávený administráciou a môžu ho tak venovať svojmu podnikaniu. Celé odvetvie sa rýchlo mení a z fakturačných systémov sa stávajú alebo sa postupne stanú komplexné systémy a podnikateľ tak bude musieť venovať oveľa menej času administratíve.

Pre aké typy podnikania je fakturačný softvér najviac prínosný a aký vplyv môže mať na ich každodennú prácu?

Fakturačný systém je určený pre každého podnikateľa, ktorý potrebuje vystavovať faktúry. Nezáleží na tom, či ide o jednu faktúru mesačne alebo desiatky až stovky faktúr. Ak má podnikateľ e-shop je možné niektoré fakturačné systémy integrovať priamo na e-shopy prípadne aj na platobné brány. Zjednodušia si tak administratívu a cena za účtovníctvo bude oveľa nižšia. Taktiež získajú prehľad o ich podnikaní prakticky v reálnom čase.

Aké hlavné výhody prináša používanie fakturačného softvéru pre menšie firmy a začínajúcich podnikateľov?

Pre začínajúcich podnikateľov je výhodou to, že vystavená faktúra cez fakturačný systém obsahuje všetky potrebné informácie a podnikateľ tak nemusí zisťovať aké náležitosti má obsahovať faktúra. Sofistikované fakturačné systémy pomáhajú aj znižovať  chybovosť, napríklad tým, že neumožnia vystaviť faktúru s DPH osobe, ktorá nie je registrovaná ako platiteľ DPH a podobne.

Ako môže fakturačný systém pomôcť podnikateľom efektívne spravovať financie a zlepšiť cash flow?

Rýchle vystavenie faktúry a jej odoslanie na klienta e-mailom odkiaľkoľvek a kedykoľvek je dnes už samozrejmosť. Faktúry vystavené v systéme s prepojenou bankou dokážu pomocou automatizácie pripomienok a upomienok zlepšiť platobnú disciplínu odberateľov.

Aké základné funkcie by mal každý kvalitný fakturačný softvér obsahovať, aby bol skutočne užitočný pre podnikanie?

Kvalitný fakturačný softvér by mal podporovať viaceré meny a jazyky, aby bol vhodný pre medzinárodné podnikanie. Mal by poskytovať automatické upomienky na nezaplatené faktúry, čím zlepší platobnú disciplínu. Ďalej by mal obsahovať databázu klientov pre rýchly prístup k dôležitým údajom. Medzi ďalšie funkcie kvalitného fakturačného systému by mala byť  možnosť vystavovania faktúr s QR kódom, čo zjednoduší proces platieb. Okrem toho aj možnosť pridať na faktúru vlastné logo, čo klientom umožní prispôsobiť faktúry a zabezpečiť tak ich rozpoznateľnosť pre svojich odberateľov.

Ako dokáže fakturačný softvér zjednodušiť správu faktúr, sledovanie platieb a komunikáciu s klientmi?

V prípade prepojenia fakturácie a banky pomocou otvoreného bankovníctva je možné podnikateľa prakticky úplne odbremeniť od procesu kontrolovania úhrad faktúr a prípadného naháňania úhrad. Fakturačné systémy sledujú úhrady a zasielajú pripomienky a  upomienky podľa nastavených kritérií. Podnikateľ má zároveň prehľad o vystavených faktúrach. Ak predávate viacero služieb alebo produktov viete si dokonca triediť príjmy do rôznych kategórií a sledovať ako sa Vám konkrétna časť firmy rozvíja v čase. To isté platí aj o nákladoch. V tomto prípade dokážete presne identifikovať čo a koľko Vám zarába. Na základe týchto údajov následne robiť rozhodnutia.

Je bežné, že fakturačné systémy umožňujú personalizáciu podľa potrieb konkrétneho podnikania? Ak áno, aké sú možnosti prispôsobenia?

Lepšie systémy Vám umožnia nastaviť prakticky čokoľvek. Samozrejme záleží aj od segmentu podnikania. Niekde stačia základné nastavenia a niekomu je potrebné vystavovať faktúry v cudzej mene a cudzom jazyku, prípadne integrovať faktúry do e-shopu a napojiť fakturačný systém na platobnú bránu.

Umožňujú fakturačné systémy integráciu s inými nástrojmi alebo systémami, ktoré podniky používajú, ako sú CRM, bankovníctvo alebo daňové systémy?

Integrácia s bankou je už bežný štandard. Prepojenie na e-shopy, prípadne platobné brány začína byť tiež pomerne rozšírené. Integrácia na CRM či iné systémy je skôr nadštandard. Prepojenie s účtovnými systémami prebieha väčšinou manuálnym importom. Niektoré systémy ako napríklad Accai dokážu spracovať daňové priznanie s paušálnymi výdavkami. Prepojenie na finančnú správu momentálne možné nie je, nakoľko finančná správa nemá API.

Aké technické znalosti sú potrebné na efektívne používanie fakturačného softvéru? Môžu ho podnikatelia jednoducho zvládnuť aj bez IT odborníka?

Moderné fakturačné systémy sú navrhnuté tak, aby ich zvládol používať každý. Výhodou niektorých z nich je online podpora, ktorá odpovie na akékoľvek otázky. Ak využívate aj spracovanie daňového priznania, prípadne účtovníctvo pre s.r.o. samozrejmosťou je aj kontrola vystavených a prijatých dokladov. V tomto prípade máte garantované, že všetko robíte správne.

Sú fakturačné systémy cenovo dostupné aj pre malé podniky? Aké cenové modely sú bežné na trhu?

Fakturačné systémy fungujú v tzv. „freemium“ móde. To znamená, že máte k dispozícii bezplatnú verziu s obmedzenou funkcionalitou a následne ponúkajú niekoľko platených balíčkov. Ak potrebujete len vystaviť faktúru a poslať ju odberateľovi bude Vám stačiť aj bezplatná verzia. Platené verzie sa hýbu okolo 5€ – 20 € mesačne. Výhodou tých lepších nástrojov ako je napríklad Accai je aj to, že samotným fakturovaním a prepojením s bankou si už pripravujete doklady na spracovanie daňového priznania, ktoré získate za malý doplatok. Dokážete tak ušetriť desiatky € za spracovanie daňového priznania. V prípade s.r.o. je zase možné ušetriť za účtovníctvo, nakoľko nemusíte platiť za fakturačný nástroj a zároveň vedenie účtovníctva.

Je pre podnikateľov možnosť vyskúšať si základné funkcie fakturačného softvéru pred jeho zakúpením?

Väčšina fakturačných nástrojov ponúka aj demo verzie, kde už máte vyplnené základné údaje a viete si tak pozrieť ako daný systém vyzerá a funguje. Taktiež je možné si vyskúšať ostrú verziu systému na 1-3 mesiace zadarmo bez nutnosti poskytovať údaje o kreditnej karte.

Aké výhody môžu podnikatelia získať používaním fakturačného systému na základe vašich skúseností?

Medzi benefity patrí rýchle a správne vystavovanie faktúr, pekné a prehľadné faktúry, poriadok vo vystavených faktúrach. Navyše ak to myslíte s podnikaním vážne tak je potrebné mať prehľad koľko a na čom zarábate. Toto dokážete len ak máte poriadok v účtovníctve. V mojej účtovnej spoločnosti TaxWise sú najúspešnejší tí podnikatelia, ktorí majú v účtovníctve poriadok a podnikateľské rozhodnutia robia aj na základe výstupov z účtovníctva. Samozrejme ak ste jednoosobová firma s jednou vystavenou faktúrou mesačne asi nejaké veľké analýzy nepotrebujete. Ale pamätajte si, že každý úspešný podnikateľ raz začínal jednou vystavenou faktúrou…

Kam smeruje vývoj fakturačných systémov? Aké nové technológie alebo trendy môžeme v tejto oblasti očakávať?

Vývoj smeruje k poskytovaniu komplexných riešení. Dnes už len samotný fakturačný nástroj sám osebe je pomerne zbytočný, nakoľko potrebujete ako fyzická osoba spracovať daňové priznania a ako s.r.o. viesť účtovníctvo. Niektoré fakturačné systémy už pridávajú dodatočné služby ako napríklad napojenie na banku. V Accai sme sa rozhodli vyvíjať komplexné riešenie, kde si živnostník vie preklopiť faktúry a úhrady do daňového priznania a s.r.o. vystavené a prijaté doklady priamo účtovať. Okrem prehľadu vo firme tak dokážete minimalizovať administratívu a ušetriť nemalé množstvo finančných prostriedkov.

Aké funkcie alebo inovácie by mohli byť užitočné pre podnikateľov v budúcnosti v rámci správy faktúr a financií?

Jednoznačne prepájanie jednotlivých elementov ako fakturácie, banky, účtovného systému, účtovníka a finančnej správy do jedného komplexného riešenia.

Na čo by sa mali začínajúci podnikatelia zamerať pri výbere fakturačného systému? Ktoré vlastnosti a funkcie sú pre nich kľúčové?

Ja osobne by som si vyberal podľa komplexnosti ponúkaných služieb. Keď som začínal podnikať faktúry som robil v exceli. Následne som ich importoval do účtovného systému, kde sa potom nahrávala banka. Všetko to bolo veľmi neefektívne a trvalo strašne veľa času. Dnes si podnikanie bez Accai neviem ani predstaviť. Faktúry vystavujú asistentky, našim klientom sa posielajú priamo do Accai odkiaľ ich vedia rovno uhradiť. V prípade ak niektorá faktúra nie je uhradená v splatnosti systém automaticky vygeneruje upomienku. Prijaté faktúry a bločky nahráva jedna kolegyňa do systému a ja ich jednoducho raz za týždeň zaplatím priamo z Accai. Prehľad o tom, koľko budem platiť DPH mám v reálnom čase. Neprekvapí ma tak už mail od účtovníka, že dnes musíš zaplatiť x tisíc € na DPH. V každom okamihu viem ako je na tom moja firma a viem, čo mi koľko zarába. A to najhlavnejšie – spracovanie účtovníctva je extrémne rýchle a ak by som bol aj klientom tak by som platil len zlomok toho, čo by som zaplatil ak by som využíval účtovníctvo tam, kde sa veci robia manuálne.

Aké tri kroky by ste odporučili začínajúcim podnikateľom pre úspešnú implementáciu fakturačného systému do ich podnikania?

1. Ak účtovníka mám, opýtať sa s akým účtovným systémom pracuje a podľa toho si zvoliť fakturačný systém. Nebojte sa vyskúšať aj viacero z nich.
2. Ak účtovníka nemám hľadal by som komplexné riešenie, kde mám všetky služby v jednom. Moderné firmy dnes ponúkajú služby online a dokážu to robiť oveľa kvalitnejšie a efektívnejšie ako pri fyzickom účtovaní. Určite by som sa nebál zveriť účtovníctvo firme aj z druhej strany Slovenska.
3. Pri rozhodovaní by som si napočítal cenu za fakturačný systém a cenu za vedenie účtovníctva a porovnal by som to s cenou za komplexný systém, kde mám fakturačný systém v cene účtovníctva prípadne fakturačný systém dokáže aj spracovať daňové priznania fyzických osôb alebo dokonca účtovať s.r.o.